Förklaring av ord och termer i bokstavsordning

 

Betjäningstid
Begreppet används för att beskriva den tid i minuter som gått från det att en kund kallas till en kassa tills dess att samma kassa kallar en ny kund eller på annat sätt avslutar betjäningstiden via frammatningsenheten. Tiden är ett utmärkt verktyg för personalplanering och för att bestämma om eller hur man bör dela upp kunderna i olika kundkategorier.

Bokstavshänvisning
Könumret visas oftast med tre siffror, men kan även kompletteras med en bokstav framför för att ytterligare skilja kundkategorierna från varandra. Naturligtvis kan även dessa könummer delas upp i olika nummerserier, men eftersom bokstaven redan skiljer grupperna från varandra innebär det att man kan använda upp till 999 nummer i varje kategori utan att det blir otydligt.

Diodfärg
Dioder är de små lampor som varje siffra i en display består av. Lamporna kan beställas i olika färg beroende på inredning, synlighet, solljus i lokalen eller andra preferenser.

Enkösystem
Till skillnad från ett vanligt kösystem så används inga nummerlappar i ett enkösystem. Som namnet antyder ställer sig kunder i en och samma kö och får sedan en hänvisning till nästa lediga kassa eller disk när personalen på denna arbetsplats kallar på en kund. För en mer detaljerad beskrivning se Enkösystem.

Frammatningsenhet (NQ-panel, Win-panel, Web-panel)
Den enhet med vilken man som personal kallar fram nästa kund. Frammatningsenheten kan vara en fysisk panel med knappar och displayer på ett skrivbord, en mobil handenhet såsom en Ipad eller Androidenhet eller en mjukvara som hanteras i kassaterminalen via mus och tangentbord. Från denna styrs hur hanteringen av kunderna går till. Beroende på typ av enhet kan man se hur många som står på kö i de olika kundkategorierna, hur länge kunderna har väntat, vilken prioritering man använder och mycket annat. För närmare beskrivning av de olika typer av frammatningsenheter vi tillhandahåller se Frammatningsenheter.

Huvuddisplay (kunddisplay)
Display som visar aktuellt turnummer för en eller flera kundkategorier med eller utan hänvisning till en arbetsplats. Alla displayer som monteras i kundarean och som inte sitter vid en specifik arbetsplats kallar vi huvuddisplayer. Även TV-apparater eller skärmar med turnummer i fungerar som sådana. Exempel på huvuddisplayer finns under rubriken Huvuddisplayer och en beskrivning av kund-TV och digital signage finns i avsnittet Kund TV.

Kassadisplay (indikering, arbetsplatsdisplay)
Display som visar aktuellt könummer för en specifik arbetsplats och som sitter i anslutning till platsen för att tydligt leda kunden rätt. Den kan lysa konstant om lokalen i fråga bara har kassadisplayer eller blinka ett tag för att komplettera en huvuddisplay som lyser konstant. Oftast monteras kassadisplayen tillsammans med ett kassanummer (klistersiffra nummer tre vid kassa tre t.ex.) som huvuddisplayen kan hänvisa till. Exempel på  kassadisplayer finns under rubriken Kassadisplayer.

Kundkategori (kundgrupp, servicetyp, förval, kötyp, kökategori)
Kundkategori är vår beteckning på de kunder man vill placera i en viss grupp i kösystemet. Ibland är det nödvändigt att kunna dela upp kunderna i olika delar för att kunna hantera kösituationen så effektivt som möjligt. Indelningen kan styras av hur brådskande ärendet är, hur lång tid det tar att betjäna eller av personalens olika kompetenser. Vidare vill man ibland prioritera vissa kunder som väger tyngre ur affärssynpunkt t.ex. Möjlighet finns också att styra så att vissa kategorier bara fungerar under vissa tider på dagen.

Kölapp
Se "nummerlapp".

Könummer (turnummer)
Könummer är det nummer man som kund får på en liten lapp när man trycker på en nummerautomat på ett kontor eller en serviceinrättning. Man kan också få ett könummer via SMS eller på vissa websidor t.ex. Numret representerar en plats i en turordning.

Kösystem (kundflödessystem, nummerlappssystem, turnummersystem)
Beskrivs av oss som en grupp av elektroniska enheter som tillsammans ser till att organisera ett kundflöde på ett hanterbart sätt. Kösystemet hjälper till att placera era kunder i demokratisk ordning och underlättar därmed för er personal.

Längst väntande (LV, väntetid)
Längst väntande är vår beteckning på den tid i minuter kunden som står på tur närmast har väntat. Displayer som visar denna tid används flitigt i våra kösystem för personalplanering och övervakning av kösituationen. Tiden som visas är en faktisk tid och inte en beräknad uppskattning vilket innebär att displayen hela tiden hoppar till att visa väntetiden för nästföljande kund när den aktuella kunden kallats fram.

Nummerserie
Om man använder flera kundkategorier delar man oftast in de olika könumrena i nummerserier för att inte samma nummer ska visas i fler kundkategorier samtidigt. Exempelvis kan man använda nummer 001-499 till kategorin "Kassa" medan "Kundtjänst" använder nummer 500-999. Naturligtvis kan kösystemet automatiskt nollställa sig under natten så att kundkategorierna börjar på sina respektive startnummer varje morgon.

Nummerautomat (biljettautomat, nummerlappsskrivare, köpelare)
En av huvuddelarna och den del som de flesta av oss förknippar med ett kösystem. Ofta börjar man som kund med att leta efter en nummerautomat så att man kan bevaka sin plats i kön utan att faktiskt behöva stå i kö. Beroende på behov kan maskinen förses med olika antal kundkategorier i form av knappar eller på en pekskärm t.ex. Se avsnittet Nummerautomater för vårt kompletta sortiment.

Nummerlapp (kölapp, turnummerlapp, köbiljett)
Den papperslapp som produceras av nummerautomaten och som hjälper kunden att hålla reda på sin placering i kön. På lappen printas alltid könummer, klocka och datum, men med ytterligare valfri text fungerar den även som budskapsförmedlare för reklam och annan information. Beställ här.

Personaldisplay
Som namnet antyder betecknar detta en display som främst är till för att hjälpa personalen. Personaldisplayer kan exempelvis visa hur många kunder som står på kö i de olika kundkategorierna och/eller hur länge de har väntat.

Pilhänvisning
Förutom att hänvisa till en arbetsplats nummer kan en huvuddisplay även visa en pil åt höger eller vänster om detta tydliggör hänvisningen ytterligare.

Platshänvising
Termen beskriver en hänvisningsfunktion i en kuvuddisplay eller Kund-TV. Tillsammans med ett könummer kan också numret på den kallande arbetsplatsen visas så att era kunder hittar till den aktuella platsen. När exempelvis någon i kassa tre kallar på en kund så visar huvuddisplayen kundens könummer tillsammans med en hänvisning till arbetsplats nummer tre. 

Platsnummer
För att kunna hänvisa kunder till en specifik arbetsplats behöver platsen ha ett nummer. Detta kan ordnas med en klistersiffra i anslutning till kassadisplayen eller på inredningen t.ex. Man kan också använda sig av ett fast lysande arbetsplatsnummer i kassadisplayen TOK.

Prioritering
Nästan alla kösystem kan programmeras så att frammatningsordningen hanteras enligt ett förutbestämt mönster. Vanligtvis bestämmer personalen själva i vilken ordning och i vilket antal de olika kundkategoriena ska hanteras, men som alternativ kan man lägga in s.k. prioriteringar i kösystemet. Det kan exempelvis innebära att akuta ärenden alltid hanteras före mindre akuta eller att mer tidskrävande ärenden prioriteras lägre. Man kan också tala om för kösystemet att mata fram kunder i samma ordning som kunderna tog nummerlapp i, oavsett kundkategori. Ett annat alternativ är att styra så att ett visst antal kunder matas fram i varje kategori i ett cykliskt schema (t.ex. två kassakunder, två kundtjänstkunder, två kassakunder, två kundtjänstkunder o.s.v.).

Ärendekod
Ibland vill man kunna kategorisera kunder mer detaljerat i statistisk- och personalplaneringssyfte och då kanske det inte räcker med att dela in kunder i olika kundkategorier i kösystemet. Ibland kan det också vara svårt för kunder att kategorisera sig själva p.g.a. interna bergepp inom en branch t.ex. Lösningen är att personalen kategoriserar kunderna i enlighet med förutbetsämda ärendekoder. Dessa koder matas in av personalen när ärendet är avslutat och funktionen kan vara tvingande för att kunna mata fram nästa kund eller en valfri parameter. På detta sett får man pålitlig statistik på de olika delarna i verksamheten (typ lån, krediter, valuta, kortärenden, rådgivning o.s.v.).